为使我院学生档案管理工作更加科学化、规范化、制度化，充分发挥学生档案应有的作用，确保学生档案的完整、准确、院统、安全，根据加强档案管理工作的要求，结合我院实际情况，特制定本办法。
一、学生档案的内容（凡由学生本人保存的材料，如奖状、荣誉证书等不放入档案）
（一）中学档案
（二）录取通知书存根
（三）党团材料
（四）奖惩材料
（五）毕业生就业通知书
（六）学生成绩单
（七）入学及毕业体检表
（八）毕业生登记表
（九）有工作经历的个人人事档案材料
二、学生档案的日常管理
1、学生档案管理人员原则上为院辅导员老师，实行分级管理制度。学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查后方能归档。
2、学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
3、凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档、入库前，要使用统一和规范的学生档案袋，档案袋封皮的内容要填写完成、准确，统一使用黑色笔填写。
4、由我院转出至其他院的学生档案，有学生本人持转专业通知单到我院领取其本人档案，并及时上交转入院存档。
5、休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按其所属的新班级重新归入在校生档案。
6、退学学生的档案，按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管，获密封完毕后交由其本人转相关部门保管，并做好书面记录。
7、学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。
8、学生出国不归、失踪、逃亡，经证实，其档案仍由学校保管。
9、对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学校的，由本人提出申请办理档案托管，方可保留一年，超过一年的，其人事档案由学生工作处学生档案管理中心转寄至生源地的大中专毕业生档案管理中心。
10、已离校学生的学生档案因其他原因仍留存在我院的，需作好记录并妥善保管。
三、新生档案的管理
新生档案由我院统一汇总、整理后按专业分班级登记造册，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。
四、学生档案的借阅
1、外单位因工作需要借阅学生档案时，必须由两人持单位介绍信，说明查询内容及目的，经有关领导批准方可在校内查阅。
2、查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，不得私自复制、拍照，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学院有关规定处理。
3、借阅档案应在办公室内阅览，严禁带出翻阅，不准向无关人员谈论档案内容。
4、学生个人不能查阅自己的档案材料。
5、查阅学生档案须做好登记，查阅完毕及时归还。
五、学生档案的寄发
1、在学生毕业时，由院将毕业生档案整理齐全后交学生工作处，并做好交接记录。
2、学生档案原则上由学生工作处统一寄发，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（或单位）或升学单位。
六、本办法自发布之日起试行。
